CELE:

• zapoznanie uczniów z metodą tworzenia wielu dokumentów na podstawie jednego szablonu
• kształcenie umiejętności tworzenia korespondencji seryjnych
• zapoznanie z pojęciami: korespondencja seryjna, źródło danych, pole korespondencji seryjnej
• uświadomienie uczniom faktu, istnienia narzędzi edytora tekstów pozwalających na podniesienie efektywności pracy

METODY NAUCZANIA:

• wykład
• pokaz
• ćwiczenia

ŚRODKI DYDAKTYCZNE:

• komputer
• tablica
• program Microsoft Word 97.

CZAS TRWANIA:

• 90 minut

PRZEBIEG ZAJĘĆ:

1. Wprowadzenie do tematu zajęć, w którym przedstawiam ideę korespondencji seryjnej. Wprowadzenie realizowane jest w oparciu o pytania:
   • Czy mając do wykonania duża liczbę zaproszeń imiennych muszę do każdego z nich oddzielnie wpisywać imiona i nazwiska?
   • Czy jedynym rozwiązaniem jest korzystanie ze schowka i wielokrotne kopiowanie wzoru dokumentu na kolejne strony? (sposób najczęściej wykorzystywany przez osoby nie potrafiące wykorzystywać zalet korespondencji seryjnej)

2. Przedstawienie sposobu tworzenia korespondencji seryjnej. Pokaz w ramach, którego tworzone jest zaproszenie na uroczystą akademię (w oparciu o Microsoft Word 97).

1. Tworzenie dokumentu głównego i źródła danych.

Z paska menu wybieramy polecenia Narzędzia\Korespondecja seryjna..., a w wyświetlonym oknie dialogowym wybieramy przycisk Utwórz. Z rozwiniętej listy polecenie Listy seryjne...

Po tej czynności w kolejnym oknie dialogowym musimy zadecydować czy dokumentem korespondencji seryjnej ma być dokument z którym w danej chwili pracujemy (Aktywne okno), czy też program ma utworzyć nowy pusty dokument (Nowy dokument główny).

Następnie zostanie udostępniona możliwość zdefiniowania źródła danych. Ponieważ nie mamy jeszcze źródła danych musimy je utworzyć. W punkcie drugim (Źródło danych) wybieramy przycisk Pobierz dane i polecenie Utwórz źródło danych.

2. Edycja źródła danych

Po utworzeniu źródła danych musimy zdefiniować nazwy pól, które będziemy wykorzystywać. Domyślenie udostępniane są standardowe pola typu: Tytuł, Imię, Nazwisko, Stanowisko, itp. Korzystając z przycisku Usuń nazwę pola, zlikwidujemy domyślne nazwy i utworzymy swoje, które będą reprezentowały potrzebne nam dane: ImieMatki, ImieOjca, Nazwisko, ImieDziecka, KodPocztowy, Miejscowosc, Ulica, NrMieszkania, Informacja.

Aby utworzyć nowe pole wpisujemy je w obszarze Nazwa pola: i naciskamy przycisk Dodaj nazwę pola.

Po wprowadzeniu wszystkich danych naciskamy przycisk OK. Wyświetlone zostanie okno dialogowe, w którym zostaniemy poproszeni o zapisanie źródła danych (w naszym przykładzie zapiszemy go pod nazwą MojeDane, następnie w kolejnym oknie dialogowym wybierzemy przycisk Edytuj źródło danych

Wyświetlone zostanie okno formularza, w którym kolejno wprowadzimy przykładowe dane. Dla uczynienia przykładu nie trywialnym użyjemy danych, w których w niektórych wpisach brak nazwy ulicy (bo po prostu nie istnieje, tak jak to ma miejsce w przypadku, wielu wiosek lub małych miejscowości)

Przykładowe dane do wprowadzenia:

Po wprowadzeniu wszystkich danych naciskamy przycisk OK, po czym przechodzimy do edycji dokumentu głównego.

3. Edycja dokumentu głównego

Chcemy przygotować dokument jak poniżej. Miejsca, gdzie będą wstawiane dane specjalne (pola korespondencji seryjnej i pola programu Word), oznaczone są w przykładzie nawiasami trójkątnymi: <bieżaca data>, <Imię Matki>, <Imię Ojca>, itd. Opis czynności jakie należy wykonać podczas wprowadzania pól przedstawiony będzie w kolejnych punktach.

Czynności do wstawienia pól specjalnych

• <bieżąca data> z paska menu wybieramy Wstaw\Data i godzina, a z wyświetlonego okna dialogowego wybieramy właściwy format daty. Jeżeli chcemy, aby data odzwierciedlała datę wydruku, powinniśmy pozostawić oznaczone pole Aktualizuj automatycznie.
• <Imię Matki>, <Imię Ojca>, <Nazwisko>, <Kod Pocztowy>, <Miejscowość>, <Ulica>, <Imię Dziecka>, <Informacja> wstawianie nazw pól, co do których nie będą obowiązywały żadne dodatkowe warunki przeprowadza się w bardzo prosty sposób. Wystarczy na pasku korespondencji seryjnej kliknąć na przycisku Wstaw pole korespondencji seryjnej, a potem wybrać właściwą nazwę pola.

• <Nr MieszkaniaA> W tym miejscu numer mieszkania będzie wyświetlany tylko wtedy, gdy w danej miejscowości brak nazwy ulicy. Aby osiągnąć taki efekt można postąpić w następujący sposób. Z paska korespondencji seryjnej wybieramy Wstaw pole programu Word\Jeśli...to...inaczej.... Wyświetlone okno dialogowe wypełniamy jak poniżej.

UWAGA! - Znaki kodów pól {} nie mogą być wprowadzane bezpośrednio z klawiatury. Aby wstawić je we właściwy sposób naciskamy kombinację klawiszy Ctrl+F9, a potem edytujemy zawartość. Kombinacja klawiszy Shift+F9 pozwala przełączać do widoku zawartości pojedynczego pola, a Alt+F9 pokazuje lub ukrywa widoczność wszystkich pól korespondencji seryjnej.

• <Napis ul.> napis "ul. " w naszym dokumencie będzie pokazywany warunkowo, tzn. tylko wtedy, gdy w adresie będzie występować ulica. Rezultat taki możemy osiągnąć wykonując następujące czynności. Z paska korespondencji seryjnej wybieramy Wstaw pole programu Word\Jeśli...to...inaczej.... Wyświetlone okno dialogowe wypełniamy jak poniżej.

• <Nr MieszkaniaB> w tym miejscu będzie wstawiany numer mieszkania tylko wtedy, gdy istnieje nazwa ulicy. Warunek konstruujemy podobnie jak przy wstawianiu napisu "ul. ", z tą różnicą, że zamiast napisu wstawimy (korzystając z kombinacji klawiszy Ctrl+F9 pole o zawartości { MERGEFIELD NrMieszkania }

• <syn/córka> ponieważ w zależności od płci dziecka, chcemy wpisać napis syn lub córka, to korzystając z faktu, że w języku polskim imiona żeńskie kończą się literą "a", ponownie skorzystamy z Wstaw pole programu Word\Jeśli...to...inaczej... i przygotujemy warunek

4. Scalenie dokumentu.

Mając przygotowany dokument główny, możemy wydrukować korespondencję seryjną wybierając Narzędzia\Korespondencja seryjna...\Scalaj.

Jeżeli nie chcemy modyfikować poszczególnych dokumentów wydruku możemy wybrać scalanie do drukarki, a w przypadku, gdy taka potrzeba istnieje - wybieramy scalanie do nowego dokumentu.

Po scaleniu korespondencji seryjnej do nowego dokumentu, mamy szansę nanieść poprawki, niemożliwe do wykonania podczas tworzenia głównego dokumentu. Dodatkowo przy scalaniu mamy możliwość wybierania zakresu scalania (które rekordy mają się pojawić na wydruku) oraz ustalenia opcje kwerend (filtrowanie i sortowanie rekordów).

3. Ćwiczenia: Utwórz dokument seryjny z informacją do rodziców o terminie najbliższej wywiadówki. Na każdym zawiadomieniu, powinny znaleźć się: imiona i nazwiska rodziców, pochodzące z utworzonego źródła danych

PODSUMOWANIE ZAJĘĆ:

W podsumowaniu zajęć należy wskazać na korzyści jakie uzyskujemy korzystając z korespondencji seryjnej:

• możemy korzystać z jednego zestawu danych do przygotowywania różnych dokumentów.
• przygotowujemy tylko jeden dokument główny, który daje podstawę do utworzenia dowolnej liczby dokumentów z różnymi danymi (wystarczy zmienić źródło danych)
• przy korekcie wzoru dokumentu, poprawki nanosimy tylko na jednym dokumencie
• wprawdzie musimy włożyć nieco więcej pracy przy tworzeniu dokumentu korespondencji seryjnej: dostosować formę dokumentu do korzystania z bazy danych, utworzyć właściwe kody dla pól korespondencji seryjnej, ale za to później, przy ponownym wykorzystaniu dokumentu czas ten zwraca się nam z nawiązką.

OCZEKIWANE OSIĄGNIĘCIA:

Uczeń umie:

• zna pojęcia: korespondencja seryjna, pole korespondencji seryjnej, pole programu Word

Uczeń potrafi:

• przygotować dokument główny korespondencji seryjnej
• przygotować i edytować źródło danych korespondencji seryjnej
• tworzyć i edytować kody pól korespondencji seryjnej

Do pobrania - dokumenty tworzone w trakcie zajęć: dokument główny i źródło danych.

Powrót do Top Secret